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Atribuições - DMP

DMP - REGULAMENTO
 

DIRETORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
(Regulamento aprovado pela Resolução Nº 153/91-CAD)


À Diretoria de Material e Patrimônio compete:


      I - promover, organizar, coordenar e controlar os serviços de tombamento, registro e manutenção dos equipamentos e materiais permanentes;
      II - promover, organizar, coordenar e controlar as atividades de recepção, estocagem e distribuição dos materiais de consumo, matérias-primas, materiais de obras, dos equipamentos e materiais permanentes;
      III - promover, organizar, coordenar e controlar as atividades relativas às aquisições de material, contratações de serviços, bem como alienação, movimentação e baixa de bens móveis.

Ao Diretor de Material e Patrimônio incumbe:

      I - administrar e representar a DMP;
      II - emitir parecer, quando consultado, sobre assuntos de competência da Diretoria;
      III - articular-se com os órgãos competentes, objetivando orientação imediata sobre políticas, legislação e normas relativas ao seu âmbito de ação com vistas ao aperfeiçoamento das atividades sob sua responsabilidade;
      IV - promover, organizar e acompanhar a execução das atividades sob responsabilidade das Divisões de Compras, Patrimônio, Almoxarifado Central e Reprografia;
      V - orientar, disciplinar e executar todas as atividades relacionadas com a administração de material e patrimônio da Universidade, de competência da DMP;
      VI - determinar os fluxos, procedimentos e documentos das atividades das unidades subordinadas;
      VII - formular os processos de compras de materiais em geral e de contratação de serviços, observadas as normas vigentes;
      VIII - sugerir medidas visando o constante aperfeiçoamento do pessoal da DMP;
      IX - representar a Universidade junto aos fornecedores nacionais e estrangeiros de materiais e serviços;
      X - delegar competências, desde que não contrarie os dispositivos legais;
      XI - assessorar os órgãos da Instituição por ocasião da elaboração da proposta orçamentária anual;
      XII - propor ao Pró-Reitor de Administração, a efetivação de seguros dos bens móveis e imóveis;
      XIII - efetuar os contratos de seguros propostos que forem aprovados;
      XIV - estabelecer a programação de compras com estrita observância às disponibilidades orçamentárias, ao cronograma de desembolso e às normas legais pertinentes;
      XV - autorizar as compras e execução de serviços, obedecida a legislação em vigor e de acordo  com os limites e orientação superior;
      XVI - expedir certificados de habilitação a fornecedores, mediante resultados da Comissão de Habilitação;
      XVII - zelar pela execução de contratos de prestação de serviços, de compra e venda e de locação;
      XVIII - tomar as providências cabíveis em caso de falta ou extravio de equipamentos e materiais permanentes, sob responsabilidade da DMP;
      XIX - propor ao reitor nomes para compor a Comissão Permanente de Habilitação de Fornecedores;
      XX - convocar os membros da Comissão Permanente de Habilitação de Fornecedores;
      XXI - elaborar e encaminhar aos órgãos competentes o Plano Anual de Atividades;
      XXII - encaminhar periodicamente ao Pró-Reitor de Administração, relatório de atividades desenvolvidas pela DMP;
      XXIII - cumprir e fazer cumprir este regulamento;
      XXIV - executar outras atividades correlatas.


DIVISÃO DE PATRIMÔNIO

À Divisão de Patrimônio compete:

      I - receber, conferir e distribuir internamente os equipamentos e materiais permanentes adquiridos pela Universidade;
      II - receber, conferir, guardar e distribuir internamente os equipamentos e materiais permanentes de terceiros colocados à disposição da Universidade;
      III - efetuar o controle dos imóveis pertencentes à Universidade;
      IV - efetuar o tombamento dos equipamentos e materiais permanentes;
      V - inventariar anualmente, ou quando solicitado, todos os bens patrimoniais pertencentes à Universidade ou sob sua responsabilidade;
      VI - solicitar providências ao diretor da DMP em caso de falta ou extravio de equipamentos e materiais permanentes entre as unidades da Universidade;
      VII - propor ao diretor a relação de bens a serem baixados;
      VIII - registrar as transferências dos equipamentos e materiais permanentes entre as unidades da Universidade;
      IX - manter atualizado o cadastro patrimonial da FUEM;
      X - proceder o Termo de Transferência de Responsabilidade sobre os bens patrimoniais quando da troca de chefia de órgãos da Universidade;
      XI - assessorar nos levantamentos dos equipamentos e materiais permanentes, quando solicitado;
      XII - enviar mensalmente aos órgãos da Universidade, relatórios de informação dos bens patrimoniais;
      XIII - propor ao diretor a alienação das sobras, sucatas, materiais em desuso, obsoletos ou inservíveis, obedecidas as formalidades legais;
      XIV - sugerir normas de controle e fiscalização do cadastramento, entrega, movimentação e baixa dos bens patrimoniais;
      XV - efetuar periodicamente o controle físico dos bens patrimoniais;
      XVI - controlar a execução dos contratos de locação ou arrendamento de equipamentos e dos contratos de serviços de manutenção;
      XVII - receber e encaminhar à BCE (Biblioteca Central) o material bibliográfico adquirido pela Universidade;
      XVIII - controlar os prazos de garantia dos equipamentos e materiais permanentes;
      XIX - executar  os serviços mecanográficos de acordo com a orientação da Diretoria;
      XX - encaminhar os equipamentos e materiais permanentes para reparos e manutenção, acompanhando a execução dos serviços, dentro e fora do período de garanti;
      XXI - propor ao diretor da DMP a efetivação de seguros dos bens móveis e imóveis, mantendo o seu controle;
      XXII - cumprir e fazer cumprir as normas de padronização dos equipamentos e materiais permanentes.


DIVISÃO DE ALMOXARIFADO CENTRAL

À Divisão de Almoxarifado Central compete:

      I - receber, estocar e distribuir internamente os materiais de consumo, matérias-primas e materiais de obras adquiridos pela Universidade;
      II - efetuar o controle de estoques, de acordo com os critérios estabelecidos pela Diretoria;
      III - organizar e manter o almoxarifado de materiais gerais e almoxarifado de obras, obedecidas às recomendações técnicas e legais para esse fim;
      IV - efetuar pedidos de compra para formação ou reposição de estoque dos almoxarifados;
      V - realizar inventários dos materiais sob sua guarda e responsabilidade;
      VI - divulgar aos órgãos da FUEM relação de materiais mantidos em estoque;
      VII - manter atualizado o cadastro de materiais e  os registros necessários ao bom andamento dos serviços do órgão;
      VIII - efetuar o controle de qualidade dos bens recebidos e em estoque, tomando as providências necessárias nos casos de devoluções ou da não-aceitação de materiais que não estejam de acordo com as compras efetuadas, ou de acordo com as especificações;
      IX - organizar e manter atualizados os preços dos materiais em estoque;
      X - elaborar e propor normas sobre inclusão e/ou exclusão dos itens de material para estoque;
      XI - propor a fixação de níveis de estoques, procurando manter um nível necessário ao atendimento das solicitações dos órgãos da Instituição;
      XII - zelar pelo cumprimento dos contratos de fornecimento de materiais e do prazo de entrega;
      XIII - propor ao diretor a alienação e/ou baixa de bens em estoque;
      XIV - comunicar à Divisão de Compras problemas relativos à baixa qualidade dos produtos recebidos, embalagens danificadas, atraso de entrega das mercadorias etc.;
       XV - cumprir e fazer cumprir as normas de padronização de materiais adotadas pela FUEM.


DIVISÃO DE COMPRAS

À Divisão de Compras compete:

      I - receber os pedidos de compra;
      II - propor ao diretor da DMP as compras e contratações de serviços;
      III - organizar os processos de compra e contratação de serviços devidamente autorizados;
      IV - efetuar a abertura das propostas de fornecedores para as quais não haja comissão especialmente designada para este fim;
      V - proceder à classificação das empresas a serem convidadas a participarem dos processos de compra;
      VI - oficiar às diversas federações e associações informando-as do processo de compra, de acordo com as normas vigentes;
      VII - organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores da Universidade e a catalogoteca;
      VIII - tomar as providências necessárias para habilitação de fornecedores que não estejam cadastrados ou que estejam  com seu cadastro desatualizado;
      IX - dar apoio logístico às comissões de habilitação e julgamento;
      X - contatar com o requisitante solicitando parecer na aquisição;
      XI - processar as compras e contratações de serviços, de acordo com as normas vigentes;
      XII - fixar edital de notificação aos interessados sobre os resultados dos processos de compra e de julgamento das habilitações e/ou inabilitações;
      XIII - efetuar um resumo físico, financeiro e das demais condições do processo de compra emitindo um parecer ao diretor da DMP sobre este;
      XIV - executar e acompanhar o processamento de importações;
      XV - cumprir e fazer cumprir as normas de centralização das compras, inclusive nos casos de importação;
      XVI - organizar e manter arquivos referentes a processos e/ou requisições de serviços e compras, necessários à eficiência do órgão;
      XVII - elaborar contratos de prestação de serviços, de empreitada de obras, compra e venda, locação ou arrendamento de equipamentos e de serviços de manutenção;
      XVIII - processar a alienação das sobras, sucatas, materiais em desuso, obsoletos ou inservíveis, obedecidas as formalidades legais e determinações superiores.


DIVISÃO DE REPROGRAFIA

À Divisão de Reprografia compete:

      I - realizar estudos para distribuição das máquinas fotocopiadoras pelo Câmpus, visando proporcionar melhor atendimento aos usuários;
      II - controlar a execução dos contratos de locação, arrendamento e manutenção das máquinas fotocopiadoras;
      III - efetuar o controle e estudo dos custos dos serviços reprográficos;
      IV - solicitar a aquisição de peças de reposição para as máquinas, sempre que necessário;
      V - responsabilizar-se pelo controle dos pagamentos, elaborando os “borderôs” de repasses;
      VI - realizar a leitura dos numeradores das máquinas fotocopiadoras;
      VII - efetuar o acompanhamento do volume mensal de cópias;
      VIII - propor a aquisição/troca ou devolução de máquinas copiadoras.

Aos chefes de divisão incumbe:

      I - administrar todas as atividades da divisão, procurando integrar-se às demais atividades desenvolvidas pala DMP;
      II - solicitar ao diretor os recursos necessários ao bom desempenho das atividades do seu órgão;
      III - participar de reuniões convocadas pela Diretoria;
      IV - participar ativamente do treinamento do pessoal envolvido no órgão;
      V - organizar, manter e atualizar os arquivos da divisão;
      VI - responder junto ao diretor pelas atividades sob sua responsabilidade;
      VII - desempenhar outras atividades vinculadas à divisão, determinadas pela DMP;
      VIII - cumprir e fazer cumprir este regulamento.
      Parágrafo único - Ao Chefe da Divisão de Almoxarifado Central incumbe também zelar pela guarda e conservação dos materiais estocados no almoxarifado de materiais gerais e almoxarifado de materiais de obras.

À Secretaria compete:

      I - prestar informações solicitadas segundo as normas da DMP;
      II - organizar, atualizar e manter os arquivos, catálogos e fichários indispensáveis ao bom desenvolvimento dos órgãos que compõem a DMP;
      III - organizar e controlar o acervo bibliográfico necessário ao desempenho das atividades da DMP ou o material produzido por ela;
      IV - administrar e controlar o material de uso administrativo comum aos órgãos da DMP e zelar pela conservação dos equipamentos e instalações;
      V - executar outras atividades correlatas.

Ao secretário incumbe:

      I - planejar e organizar os serviços de secretaria;
      II - prestar assistência e assessoramento à DMP nas atividades de secretaria;
      III - encarregar-se dos serviços de redação, datilografia e semelhantes;
      IV - preparar, expedir e distribuir a  correspondência interna e externa;
      V - controlar a agenda de compromissos do Diretor de Material e Patrimônio;
      VI - responsabilizar-se pelos serviços de recepção da DMP;
      VII - secretariar as reuniões da DMP, redigindo relato sobre os assuntos tratados e decisões tomadas;
      VIII - providenciar e manter atualizado o arquivo contendo a legislação e outras informações de interesse da DMP;
      IX - receber toda correspondência, processos e outros documentos, acompanhando sua tramitação;
      X - receber e controlar o material permanente e de consumo necessário ao funcionamento da DMP;
      XI- desempenhar outras atividades correlatas.